Как работает онлайн-касса

Совсем скоро большая часть предпринимателей ожидает переход на "умные кассы", уже этим летом начнут работать с ними все организации, которые ранее использовали ККТ. Через год такая обязанность будет касаться тех предпринимателей, которые до сих под были от этого высвобождены. Мы поведаем вам о том, как работать на онлайн кассе.

Порядок работы торгующих организаций с контрольно-кассовой техникой (ККТ) поменял закон № 290-ФЗ от 03.07.2016, который внес поправки в действующий закон N 54-ФЗ о применении ККТ и обязал всех предпринимателей применять кассовые аппараты только с функцией передачи данных конкретно в налоговые органы по интернету. Наряду с этим всем налогоплательщикам, применяющим старые кассовые аппараты предоставлена возможность их модернизировать, а тем у кого кассы не было совсем возможно приобрести новые. Как работает онлайн касса? Чем она отличается от техники старого поколения и на что будут в первую очередь обращать внимание сотрудники налоговой администрации? Испытаем разобраться.

Принцип работы онлайн кассы

Основная особенность ККТ нового поколения пребывает в том, что она может не просто формировать и печатать бумажные чеки, но и создавать электронные фискальные документы. Наряду с этим, информацию о каждой совершенной кассиром операции сохраняются в особом фискальном накопителе (ФН), и передаются в налоговый орган через оператора фискальных данных (ОФД). Клиент наряду с этим должен так же, как и прежде получить на руки бумажный чек, а при жажде его электронную копию на свой электронный адрес либо мобильное устройство. Практически, ни для самого клиента, в момент расчета, ни для кассира ничего не изменится, поскольку все процессы происходят весьма быстро и они вполне автоматизированы.


До сих пор ККТ старого типа бумажные чеки и дублировали их на особую контрольную ленту, которая хранилась вместе с отчетами о работе кассы за смену. Сотрудники налоговой администрации не имели никакой информации о работе конкретного магазина, пока не приходили в том направлении с проверкой. Исходя из этого, соблюдение кассовой дисциплины заключалось в обязательном формировании чека по каждой продаже, своевременном вручении его клиенту и корректному закрытию смены. Это имело возможность происходить раз в пару недель, в случае если за кассовым аппаратом работал всего один человек, а количество продаж было маленьким. В то время как магазины начнут использовать новые кассы онлайн, правила работы значительно изменятся. Так как смену им нужно будет закрывать не реже, чем раз в день, а хранить никаких контрольных лент больше не необходимо совсем.


Алгоритм действий кассира и работы ККТ по новым правилам выглядит так:

1. Клиент передает кассиру для расчета платежную карту либо деньги.
2. Кассир вводит информацию о покупке в ККТ.
3. Онлайн-касса формирует чек с нужными реквизитами.
4. Информацию об операции направляются в фискальный накопитель.
5. Чек заверяется фискальными данными.
6. Происходит обработка чека фискальным накопителем.
7. Распечатывается бумажная версия чека.
8. Информацию об операции отправляются оператору фискальных данных (ОФД).
9. ОФД отправляет фискальному накопителю сведения о получении чека.
10. ОФД обрабатывает полученную данные и отправляет ее в ФНС.
11. По желанию клиента, кассир отправляет электронный чек на его email либо мобильное устройство.

Схема работы ККТ нового поколения





Принципиально важно понимать, что при работе с "умной кассой" нужно соблюдать определенные сроки, которые раньше очень не регламентировались. Так, в начале каждого рабочего дня, кассир обязан оформить отчет о начале смены, а в конце этого же рабочего дня – сформировать отчет о ее закрытии. В случае если с момента начала смены прошло более 24 часов, программа блокирует возможность вырабатывать чеки. Помимо этого, в случае если внезапно пропал интернет, касса может некоторое время работать в автономном режиме, сохраняя данные на фискальный накопитель Это может быть не более 30 дней. В случае если за это время не будет восстановлена связь, касса заблокируется.


Что касается самого фискального накопителя, то он имеет свой срок службы, в зависимости от системы налогообложения торгующей организации либо ИП. На льготных режимах это не менее 36 месяцев, при совмещении режимов — не менее 13 месяцев. Хранить ФН после окончания их срока службы торгующие организации обязаны в течение 5 лет.

Работа с онлайн кассами и порядок их модернизации

Как видно из сказанного выше, главное различие между техникой старого и нового поколения — это фискальный накопитель. По сути, это отдельный блок, который имеет свой неповторимый номер и срок службы. Он сохраняет и передает все данные о продажах за определенный период времени. Сам фискальный накопитель представляет собой жесткий диск, который подобающа хранить организация вместо упраздненной контрольной ленты. Любопытно, что сотрудники налоговой администрации ведут отдельный реестр ФН и применение устройства, которого нет в этом реестре, карается штрафом.


Помимо этого, техника нового поколения должна иметь возможность соединения с интернетом, для этого должно быть 2 типа особых входов – проводной и беспроводной. По правилам работы целый кассовый комплекс возможно сравнить с компьютером. Исходя из этого, доработка ККМ до онлайн вероятна лишь при условии возможности подключения ее к интернету и к фискальному накопителю. В большинстве случаев, большая часть современных моделей кассовой техники это разрешают. Модернизация обойдется на порядок дешевле, приобретения нового аппарата. Так, в среднем "апгрейд" кассы будет стоить до 6-7 тысяч рублей, а приобретение новой — от 20-30 тысяч рублей. Ключевую роль в этом играет установленное на ККТ ПО.


Принципиально важно не забывать, что работать даже на новой кассовой машине возможно лишь после того, как она прошла регистрацию в ФНС России и был заключен контракт с ОФД. Кстати, эта услуга тоже не бесплатна для бизнеса, услуги оператора обойдутся около 3 тысяч рублей в год. К таким ОФД законодатели предъявляют ряд условий. В частности, для заключения договора оператор должен:

• получить экспертное заключение о возможности обеспечения стабильной и бесперебойной обработки громадных объемов информации, с их последующей передачей;
• обеспечить конфиденциальность и сохранность полученных от ККТ данных;
• иметь лицензию Роскомнадзора, ФСТЭК и ФНС на оказание услуг телематической связи.

Лишь при соблюдении этих требований организация может быть включена в реестр ОФД. По состоянию на 15 марта 2017 года в этом реестре было всего пять операторов. С любым из них возможно заключить контракт на обмен данными.


Прочтите дополнительно нужный материал по теме бывший юрист. Это вероятно может быть интересно.